Le 3 juillet 2018

 
 

Assistant(e) au sein de la Direction Etudes et Projets Stratégiques

Colombes, France | CDD | 12 mois

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Biogaran, laboratoire pharmaceutique leader en France dans le domaine du médicament générique, recherche

un(e) assistante Etudes et Projets stratégiques CDD (12 mois)

pour travailler pour 3 départements de la Direction des Etudes et Projets stratégiques. Chaque département est composé d’1 chef de département et de 3 à 5 chefs de projets ou gestionnaires de projets.

Missions principales du poste

  • Vous assurez la gestion administrative pour chacun des 3 chefs de départements et leurs équipes – 35% du temps
  • Planification et du suivi des réunions et de l’agenda
  • Gestion de la messagerie
  • Saisie et contrôle des notes de frais
  • Suivi des absences (congés, maladie…)
  • Suivi administratif des formations
  • Gestion du Système documentaire (mise à jour des dossiers, diffusion, archivage, ….)
  • Suivi SAP des factures
  • Vous assistez les chefs de projets des départements Etudes et Projets et à ce titre vous effectuez – 5% du temps
    • La planification de quelques réunions stratégiques
    • La mise en forme de rapports (.pdf) d’analyses de marché
    • La diffusion (mail) d’informations
  • Vous assistez la coordination commerciale et assurez la gestion administrative : 60% du temps
  • Le suivi de réalisation des opérations dans le planning validé par son responsable
    • Fabrication des outils de communication
    • Livraison des outils de communication en officines par le logisticien
    • Réalisation de campagne d’appels des clients par un centre d’appel externe
    • Fabrication et envoi des contrats avec nos clients
    • Mise à jour des systèmes d’information
  • Le traitement des opérations de communications ad hoc mensuelles demandés par l’Administration des Ventes (ADV)
  • L’élaboration d’un reporting mensuel d’activité (consommations budgétaires et planning)
  • Le suivi des notes de débit émises par notre dépositaire principale CSP relatives aux différentes opérations
  • Vous réalisez l’archivage des données
  • Vous assurez le back-up de l’assistante Direction & Coordination lancement en son absence sur les missions de base.

Profil

Expérience réussie dans la gestion administrative.

Maîtrise d’outlook.

Maitrise du pack office et notamment d’Excel (Mise en forme et impression, Tableau croisé dynamique, recherche V, formules de calculs avancées)

La connaissance de SAP (saisie de bon de commande) serait un plus.

Vous êtes organisé(e), méthodique et structuré(e), doté(e) d’un bon relationnel et un gout pour le travail en équipe.

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